Laut Bundesverwaltungsgericht fällt unter den Begriff Härtefall ein atypischer Sachverhalt. Dieser muss sich aus dem Regelungsinhalt der betreffenden Vorschrift in Verbindung mit den Besonderheiten des Einzelfalls ergeben. Dabei muss eine objektive Härte feststellbar sein. Diese liegt aber nicht schon dann vor, wenn eine Entscheidung von dem betroffenen Bürger als zu hart empfunden wird. So können zum Beispiel die gesetzlichen Krankenversicherungen bestimmte Gruppen von Versicherten, deren Bruttoeinkommen unterhalb einer Einkommensgrenze liegt, aufgrund der Bestimmungen in den §§61 und 62 Sozialgesetzbuch 5. Buch (SGB V) per Härtefallregelung von der Zuzahlung und Eigenbeteiligung etwa bei Medikamenten oder Kuren ganz oder teilweise befreien.
Der Begriff Härtefall wird noch gesteigert durch den Zusatz "besonderer" oder "unbilliger" Härtefall. Hier ist zusätzlich zu prüfen, ob durch die Anwendung der Vorschrift der Hilfesuchende oder die unterhaltspflichtige Person (Unterhaltspflicht) in seiner oder ihrer besonderen Situation besonders hart getroffen würde.
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